¿Alguna vez habéis tenido que vivir la desagradable situación de comunicar un despido? ¿Os habéis planteado, ahora o entonces, cómo hacer una carta de despido? Si estáis buscando alguna de estas respuestas, habéis llegado al lugar adecuado. Vamos a contaros, paso por paso, de qué forma podemos hacer una carta de despido y cuáles son los mejores trucos para manejar este tipo de situaciones.
Según los datos proporcionados por un estudio de KPMG, en relación con la transformación digital de las empresas, un 76% de las personas reclutadoras, dentro del área de recursos humanos, esperan del futuro que la inteligencia artificial sea una herramienta fundamental para ellos, especialmente en este tipo de situaciones tan difíciles. Al contrario de lo que muchos piensan, estas personas no solamente son las encargadas de seleccionar currículums, hacer nuevas entrevistas o intentar ver el talento en muchos candidatos. También deben de pasar por el proceso de comunicarle a un trabajador que debido a diversas razones, ya no es necesario en la empresa y debe marcharse.
Así pues, dado que el trance es algo incómodo y desagradable, y además queremos transmitir al trabajador en cuestión que las razones del despido no significan en absoluto que sea una persona poco válida, vamos a aprender cómo hacer una carta de despido de forma correcta. ¡Continuad leyendo!
¿Qué es una carta de despido?
Todos hemos visto las clásicas escenas de películas en las que el jefe comunica el despido a un trabajador de forma verbal, en un momento cualquiera. La realidad dista mucho de ser así, y cuando ha llegado la ocasión de comunicarle a alguien que no va a continuar trabajando, todo se hace mediante documentos formales.
Así pues, el documento central en base al cuál la persona se va a enterar de que no continúa formando parte del equipo de trabajo, es la carta de despido. En él no solamente se da noticia del final del contrato, sino que además se explican brevemente los motivos y se facilitan datos concretos como cuando será el último día de trabajo.
A pesar de esto, nosotros consideramos que la empresa también debe hablar personalmente con el empleado, dándole la oportunidad de resolver las dudas que tenga sobre el motivo de despido y haciendo la situación algo más cercana. Pero la carta de despido es indispensable para dejar por escrito todo lo hablado, los motivos, y las fechas en las que se produzca.
Y entonces… ¿Cómo hacer una carta de despido? ¿Qué estructura tiene y cuáles son los puntos claves en los que nos tenemos que centrar? ¡Vamos a verlo ahora mismo!
Paso a paso sobre cómo hacer una carta de despido
A la hora de realizar una carta de despido hay ciertos detalles técnicos que es conveniente que conozcáis, para hacerlo todo de la mejor manera posible. Estos son:
- Utilizar una tipografía que sea clara y entendible
- A un tamaño de letra de entre 10 y 12 para que no haya problemas de legibilidad
- También es conveniente entregarla en formato A4
- Así como dejar espacio entre párrafos, todo ello con la idea de que el mensaje sea leído lo antes posible
Por otra parte, también podemos hablar de partes de la carta de despido que tenemos que seguir para elaborarla de forma apropiada:
- El saludo, la fecha y el lugar: Una carta de despido debe empezar de esta manera, saludando cordialmente al trabajador y situando el momento y el sitio donde se escribe la carta. También viene bien poner en la parte superior los datos de la empresa y del empleado.
- El cuerpo central de la carta: Donde se dará la noticia del fin del contrato, se explicarán brevemente los motivos y también se darán datos sobre el último día de trabajo y la indemnización y finiquito.
- El mensaje motivador: Una parte que es voluntaria, pero que nosotros recomendamos. Aquí se le puede dar al trabajador un mensaje de ánimo y algo de feedback que le sirva en el futuro.
- La despedida: donde breve y cordialmente ponemos fin al mensaje y con ello, resolvemos por fin cómo hacer una carta de despido.
De la misma forma que sucede con la carta de renuncia, la de despido debe de ser, al fin y al cabo, lo más profesional y explicativa posible. Como os hemos dicho en anteriores ocasiones, la vida da muchas vueltas y nunca sabemos cuándo quizás vamos a necesitar de nuevo a un empleado en otras circunstancias, por lo que siempre es conveniente cerrar las cosas en las mejores condiciones posibles.
Trucos para facilitar la situación
Ahora que hemos llegado hasta aquí, y sabiendo perfectamente cómo hacer una carta de despido, consideramos que también os va a venir bien recibir algunos consejos para sobrellevar la situación. El mensaje siempre va a ser desagradable, desde luego, pero la forma en la que se comunica es muy relevante de cara al impacto emocional. Aquí van nuestras recomendaciones:
- Dirigirnos al trabajador de forma personal y a solas. Es un momento muy difícil para esa persona, por lo que lo mejor es, sin lugar a dudas, ser amable y darle el espacio adecuado en el que hacerlo, sin compañeros alrededor.
- Dar un mensaje directo y sincero, en el que él o ella sea capaz de entender la razón por la cuál sus servicios no son más necesarios y por esto se ha tomado la decisión. Es mejor no dar rodeos a la cuestión, ni ser demasiado conciso con respecto al por qué.
- Facilitar que el día siguiente a la comunicación del despido, el trabajador tenga un día libre. Esto es algo que no todas las empresas tienen en cuenta, pero es bastante ético y tranquilizador para el afectado.
- Evitar las discusiones y ser comprensivo. Hay que entender que si para nosotros es un momento desagradable, para el trabajador todavía más. Por ello, es mejor ser todo lo amable posible y no entrar dentro de ninguna discusión: una vez hayamos comunicado la decisión, hayamos elaborado la carta de despido y le demos la oportunidad de entender los motivos, hemos terminado con la labor.
Y así terminamos hoy nuestro post sobre cómo hacer una carta de despido. Esperamos haberos facilitado información útil, pero en caso de querer añadir algo más, podéis escribirnos a través del formulario de contacto. ¡Hasta el próximo post!
